Moderní řešení pro efektivní správu dokumentů ve vaší společnosti

Digitalizace firemních procesů již dávno není pouze otázkou účetnictví nebo elektronického podpisu. Každý den vznikají stovky až tisíce dokumentů, které je potřeba bezpečně vytisknout, naskenovat, archivovat nebo automaticky zařadit do podnikových systémů.

Moderní společnosti proto stále častěji zavádějí specializovaná řešení pro Print Management, Document Workflow a Secure Printing, která výrazně zvyšují bezpečnost, produktivitu i přehled o nákladech na tisk.

Ve naší společnosti se již řadu let specializujeme na návrh, implementaci a správu těchto řešení. Díky našim zkušenostem s instalací multifunkčních zařízení Canon i dalších výrobců dokážeme navrhnout optimální platformu pro malé firmy, výrobní podniky, školy, zdravotnická zařízení i rozsáhlé korporace.

Přestože nejčastěji implementujeme řešení Canon uniFLOW a Therefore™, která představují komplexní platformu pro správu tisku a digitalizaci dokumentů, uvědomujeme si, že každá organizace má jiné požadavky i rozpočet. Proto zákazníkům nabízíme také ověřené alternativy, jako jsou OptimiDoc, MyQ nebo SAFEQ. Tyto platformy mohou být v některých případech zajímavou volbou například při víceznačkovém tiskovém prostředí, specifických požadavcích na cloudové služby nebo tam, kde je cílem optimalizace pořizovacích a provozních nákladů. Naši specialisté vám rádi pomohou vybrat řešení, které bude nejlépe odpovídat vašim potřebám – technicky, funkčně i ekonomicky.

Proč firmy dnes řeší správu tisku?

Na první pohled se může zdát, že tisk je běžnou součástí každé kanceláře. Ve skutečnosti však bývá jedním z nejméně kontrolovaných IT procesů.

Ve firmách se často setkáváme s tím, že:

• citlivé dokumenty zůstávají ležet na tiskárně,
• zaměstnanci tisknou barevně i tam, kde to není potřeba,
• chybí přehled o tom, kdo skutečně tiskne,
• náklady na tisk nejsou pod kontrolou,
• dokumenty se ručně přepisují do informačních systémů,
• IT oddělení spravuje několik tiskových serverů,
• různé ovladače tiskáren způsobují komplikace.

Moderní systémy pro správu tisku tato rizika eliminují a přinášejí vyšší bezpečnost, lepší kontrolu i nižší provozní náklady.

Co je Follow-Me Printing?

Follow-Me Printing (někdy označovaný také jako Secure Print nebo Pull Printing) umožňuje uživateli vytisknout dokument až ve chvíli, kdy fyzicky přijde k libovolnému podporovanému multifunkčnímu zařízení.

Dokument je bezpečně uložen na serveru nebo v cloudovém prostředí a vytiskne se až po ověření uživatele například pomocí:

• zaměstnanecké karty,
• RFID čipu,
• PIN kódu,
• mobilního telefonu,
• Microsoft Entra ID.

Tím se výrazně zvyšuje ochrana citlivých informací a současně dochází ke snížení množství nevyzvednutých výtisků.

Digitalizace dokumentů není jen obyčejné skenování

Moderní multifunkční zařízení dnes umí mnohem více než pouze odeslat PDF e-mailem.

Pomocí inteligentních workflow lze dokument automaticky:

• rozpoznat pomocí OCR,
• převést do editovatelného Wordu nebo Excelu,
• automaticky pojmenovat,
• vytěžit čárové nebo QR kódy,
• zařadit do správné složky,
• uložit do Microsoft SharePoint,
• uložit do OneDrive,
• uložit do Google Drive,
• předat do ERP nebo DMS systému,
• spustit schvalovací proces.

Výsledkem je výrazné zrychlení práce zaměstnanců a eliminace ručního přepisování dokumentů.

OptimiDoc – moderní cloudová platforma

OptimiDoc představuje moderní cloudové řešení, které spojuje správu tisku, digitalizaci dokumentů a automatizaci pracovních procesů do jediné platformy.

Mezi hlavní výhody patří:

• cloudový provoz bez klasických tiskových serverů,
• bezpečný Follow-Me Printing,
• centrální webová správa,
• inteligentní OCR,
• automatické workflow dokumentů,
• podpora Microsoft 365,
• podpora Google Workspace,
• vzdálená správa,
• reporting a monitoring.

OptimiDoc je vhodnou volbou zejména pro organizace, které chtějí minimalizovat správu infrastruktury a využívat moderní cloudové technologie.

MyQ – flexibilní řešení pro bezpečný tisk

MyQ patří mezi nejrozšířenější evropské platformy pro správu tisku a dokumentů. Díky podpoře širokého spektra výrobců tiskových zařízení je vhodné zejména pro společnosti, které provozují víceznačkové tiskové prostředí.

MyQ nabízí:

• bezpečný Follow-Me Printing,
• mobilní i cloudový tisk,
• správu uživatelů,
• autentizaci kartou nebo PINem,
• detailní reporting,
• účtování nákladů na tisk,
• monitoring zařízení,
• OCR workflow,
• skenování do podnikových systémů.

Velkou výhodou je intuitivní ovládání, rychlá implementace a vysoká flexibilita.

SAFEQ – řešení pro náročné organizace

SAFEQ představuje robustní platformu určenou především pro organizace, které kladou maximální důraz na bezpečnost, audit a centrální správu rozsáhlého tiskového prostředí.

Typickými zákazníky jsou:

• nemocnice,
• banky,
• univerzity,
• výrobní podniky,
• státní správa,
• společnosti s více pobočkami.

SAFEQ umožňuje bezpečné uvolnění tisku, detailní accounting, centrální správu stovek zařízení, pokročilou autentizaci uživatelů a rozsáhlé možnosti reportingu.

Jak vybrat správné řešení?

Každá organizace má jiné požadavky. Proto při návrhu řešení vždy zohledňujeme:

• počet uživatelů,
• počet tiskových zařízení,
• počet poboček,
• požadavky na bezpečnost,
• cloudové nebo lokální prostředí,
• propojení s ERP či DMS,
• legislativní požadavky,
• plánovaný rozvoj společnosti,
• rozpočet a očekávanou návratnost investice.

Naším cílem není nabídnout každému stejné řešení, ale doporučit takové, které bude dlouhodobě nejvýhodnější.

Co pro vás zajistí VDC

Dodáním software naše práce nekončí.

Naši specialisté zajistí kompletní realizaci projektu od prvotní analýzy až po dlouhodobou podporu.

Poskytujeme:

• analýzu tiskového prostředí,
• návrh optimálního řešení,
• dodávku multifunkčních zařízení Canon,
• implementaci Canon uniFLOW,
• implementaci Therefore™,
• implementaci OptimiDoc,
• implementaci MyQ,
• implementaci SAFEQ,
• migraci ze stávajících řešení,
• integraci s Microsoft 365, Microsoft Entra ID, Active Directory, SharePoint i podnikovými systémy,
• školení administrátorů i uživatelů,
• servisní podporu,
• vzdálenou správu,
• pravidelnou optimalizaci provozu.

Díky dlouholetým zkušenostem v oblasti Managed Print Services (MPS) dokážeme navrhnout řešení, které zvýší bezpečnost dokumentů, zjednoduší práci zaměstnanců a současně sníží celkové náklady na tisk.

Proč spolupracovat právě s VDC?

Na trhu působíme více než 30 let a patříme mezi nejvýznamnější partnery společnosti Canon v České republice. Za dobu našeho působení jsme realizovali tisíce instalací tiskových a dokumentových řešení pro firmy všech velikostí – od menších společností až po rozsáhlé organizace s několika pobočkami.

Naší výhodou není pouze dodávka špičkového hardwaru a software. Zákazníkům nabízíme komplexní služby zahrnující konzultace, návrh architektury, implementaci, integraci do stávající IT infrastruktury, školení i dlouhodobý servis.

Díky tomu získáte řešení, které nebude fungovat jen při předání projektu, ale bude spolehlivě podporovat Vaše firemní procesy i v dalších letech.

Hledáte moderní řešení pro správu tisku nebo digitalizaci dokumentů?

Ať už hledáte robustní platformu Canon uniFLOW, komplexní správu dokumentů prostřednictvím Therefore™, nebo zvažujete alternativní řešení OptimiDoc, MyQ či SAFEQ, naši odborníci Vám pomohou navrhnout řešení přesně podle vašich potřeb.

Kontaktujte nás a připravíme Vám nezávaznou analýzu současného tiskového prostředí, návrh optimalizace i doporučení nejvhodnější technologie. Naším cílem je, aby Vaše tisková infrastruktura byla bezpečná, efektivní a připravená na budoucí rozvoj.